GED/ECM : La DSI ne sert-elle plus à rien ?

Certes aujourd’hui, grâce aux évolutions des solutions d’ECM/GED (gestion de documents), les Directions Métiers peuvent facilement devenir autonomes. En matière de gestion de contenu, si la solution est suffisamment complète et de bonne qualité (voir ci-dessous), elle s’intègre avec les applications existantes et est extrêmement simple d’utilisation. Ressources humaines, services comptables, services juridiques ou services clients, tous peuvent continuer à travailler dans leur environnement habituel. Les services s’approprient les outils nécessaires à la gestion et au stockage de leur contenu sans quasiment besoin d’aucune formation.
Dans ce contexte, la DSI n’a-t-elle plus aucun rôle à jouer, comme je l’entends souvent dire ? Les Directions Métiers seraient-elles devenues si indépendantes ? Evidemment, non. Même si son rôle évolue, la DSI reste indispensable, surtout dans ce domaine de la gestion du contenu, or noir de l’entreprise.

Assurer la cohérence, une question de survie

Premier exemple, la DSI est finalement la seule à pouvoir détecter l’ensemble des projets le plus en amont possible et avoir une vision globale des actions de chaque direction métier. Assurer cette cohérence est d’une importance cruciale pour maintenir la performance de l’entreprise. Ainsi, la DSI s’assure que les processus continuent bien à tourner, sans contourner le système. Elle garde le contrôle du SI, en s’assurant que les documents produits cohabitent dans l’entreprise sans la faire imploser. De plus, la DSI est la seule compétente pour avoir une visibilité totale sur l’ensemble des opérations effectuées. Elle s’assure aussi que les solutions de GED utilisées sont bien intégrées avec le SI existant. Un document produit et non connecté aux processus métier est improductif, et plus long à retrouver, entraînant une possible perte de business. Seule la DSI, en ayant cette vue globale, a toutes les cartes en main pour assurer la pérennité du système.

Retrouver les données en toutes circonstances

Le DSI doit aussi savoir offrir aux métiers les bons outils pour savoir chercher, mais surtout, savoir trouver l’information, en toutes circonstances. C’est aujourd’hui, l’une des fonctions essentielles dans toute démarche liée à la gestion documentaire. La GED/ECM aujourd’hui doit en effet permettre d’organiser les informations non structurées, les extraire et surtout…les retrouver. En facilitant la mise en place des outils de recherche pour retrouver et donner accès à des données précises, ou partager les informations entre les bonnes personnes et au bon moment, la DSI donne les moyens aux équipes métiers d’être réactives et productives.

La DSI travaille main dans la main avec les métiers

Finalement, la différence, aujourd’hui, c’est que la DSI n’est plus la seule décisionnaire, ni un simple centre technologique poussant vers les métiers des solutions qu’elle a elle-seule choisies. Aujourd’hui, la DSI doit aujourd’hui prendre en compte les requêtes des utilisateurs et être à l’écoute des besoins métiers. Elle doit aller de plus en plus vers les fonctionnalités, et en parallèle, les Directions Métiers vont devenir de plus en plus techniques. Les deux doivent travailler main dans la main. Les cahiers des charges sont d’ailleurs désormais co-écrits par plusieurs personnes aux fonctions différentes au sein de l’entreprise et pas seulement par la DSI. Par exemple, ce sont souvent les Directions Métiers qui détaillent les fonctions produit. La DSI, elle, définit les interactions futures entre la solution ECM et les autres briques du SI et organise l’urbanisation de l’ECM. La DSI accompagne également les utilisateurs dans un cadrage de leurs projets, afin de respecter les objectifs tout en conservant les contraintes du SI. Eventuellement, elle peut réaliser des prototypes avec les Directions Métiers, et définir avec elles le ROI.

Qu’est-ce qu’un « bon » logiciel d’ECM?

Il est toujours bon de le rappeler, une bonne solution ECM doit être capable d’offrir des performances solides dans cinq domaines essentiels à votre société, afin de tirer le meilleur parti de vos investissements :

  • 1. intégration immédiate avec toutes les applications existantes et futures ;
  • 2. facilité d’utilisation ;
  • 3. fonctionnalité de workflow robuste ;
  • 4. extension simplifiée dans d’autres
    domaines et dans toute l’entreprise ;
  • 5. support direct du fabricant.

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SCC

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