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Vrai ou Faux : que savez-vous du BPM ?

Le Business Process Management renvoie, comme son nom l’indique, à la gestion des processus métiers. Et contrairement aux idées reçues, il ne se limite pas aux seuls workflows documentaires.
En ce temps estival, voici un petit quizz pour tester vos connaissances sur le sujet -à lire sans modération…sur la plage ?

1/ Vrai ou Faux : BPM et workflow documentaire, même combat?
VRAI ET FAUX !
A sa façon, le workflow documentaire entre bien dans la catégorie des processus métiers. Simplement, il s’articule autour d’un document, quelle qu’en soit son origine : facture, courrier papier, mail, fax, etc. Il est donc assez simple à mettre en œuvre puisqu’il s’agit de traiter l’information qu’il contient : intégration au SI, approbation, signature…De façon plus large, on parlera de case management pour la gestion de processus métiers plus avancés. Auquel cas, le déclencheur du processus n’est pas forcément un document mais un appel téléphonique, une mise à jour de base de données ou encore une échéance arrivant à terme par exemple. Ainsi, en matière d’outil, si une solution de BPM complète est capable de prendre en charge des workflows documentaires, l’inverse n’est pas vrai.

2/ Vrai ou Faux : Le BPM, un projet métier uniquement ?
FAUX !
Et surtout pas, oserait-on dire ! Certes, les directions métiers sont nécessairement à l’origine du besoin : ce sont leurs propres processus qui seront automatisés. Néanmoins, la mise en œuvre d’une solution globale de BPM ne se passera pas de l’intervention de la DSI. D’abord pour l’implémentation, l’exploitation et la maintenance de l’outil. Mais aussi et surtout pour son interfaçage avec le reste du SI, véritable valeur ajoutée d’un projet de BPM. Quant à la maîtrise avancée de l’outil, la formation des utilisateurs ou encore la gestion des exceptions – l’une des principales difficultés rencontrées dans la mise en œuvre d’un projet de BPM -, les équipes de la DSI sont en règle générale les mieux placées.

3/ Vrai ou Faux : De l’existant à l’automatisation, un jeu d’enfant ?
FAUX !
Passer d’un processus manuel, parfois issu d’habitudes de travail datant de nombreuses années, à un processus automatisé n’est pas si simple. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle, outre l’équipe projet, il est indispensable d’impliquer les futurs utilisateurs le plus en amont possible. C’est une véritable révolution dans la façon de travailler : plus ils auront le temps de s’habituer à l’outil, plus le projet a des chances d’aboutir et de proposer rapidement une forte valeur ajoutée.

Une implication des utilisateurs qui doit être aussi l’occasion de leur proposer des évolutions des processus en place. Une fois le projet lancé, pourquoi se limiter à la simple transposition de l’existant dans l’outil ? Le projet de BPM est tout indiqué pour remettre à plat certains processus et les revoir pour les améliorer. Ceci vaut également sur le long terme aussi d’ailleurs : le BPM ne fige pas les processus « dans le marbre » !

4/ Vrai ou Faux : Mieux vaut commencer par les processus simples.
VRAI !
Personne n’aurait l’idée saugrenue de commencer une formation Excel par les tableaux croisés dynamiques. Ni une formation Word par une mise en forme complexe. En matière de BPM, c’est pareil : avant de s’attaquer aux processus les plus complexes et/ou les plus stratégiques, il est préférable de prendre l’outil en main.

Et pour cela, rien de mieux que des processus…simples et peu stratégiques ! A ce titre, les workflows documentaires font souvent d’excellents candidats car ils relèvent généralement de processus assez simples à mettre en œuvre.

De façon plus générale, il ne s’agit donc pas d’opposer workflow documentaire et BPM. Au contraire. Mais il est dans tous les cas préférable de disposer dès le départ d’une solution capable de traiter les processus complexes, afin de ne pas avoir à recommencer tout le nécessaire travail d’apprentissage lors d’un second projet…

Au cœur des problématiques IT les plus actuelles des clients, SCC sait que la majorité des entreprises sont confrontées à une gestion encore partielle des processus métiers ou à l’absence de solutions de ce type. La BU Print Services SCC – et son pôle dédié à la gestion documentaire – est l’interlocuteur idéal des Directions Informatiques et Métiers, ainsi que des Directions Générales, dont la volonté est indispensable, pour auditer, conseiller, implémenter et maintenir une telle solution. L’expertise démontrée de la BU Print Services dans la gestion de la transition garantit l’accompagnement optimal des Directions et de leurs utilisateurs dans une refonte du management des processus aussi nécessaire qu’imminente, porteuse aujourd’hui d’un marché extrêmement dynamique.

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