Le cloud printing peut-il vous sauver la mise ?

Facturation, signature de contrats, trace de passage, édition de documents, rapports, emails, SMS, les scénarios d’impression liés à la mobilité n’ont jamais été aussi nombreux. Comment y faire face ? Le Cloud, qui s’invite désormais dans les entreprises en tant que «Printing as a Service» pourrait être la bonne réponse.
Les solutions d’impression par badge (Pull Printing) qui se sont développées dans les entreprises peuvent en effet dorénavant être hébergées dans le cloud au niveau planétaire via un modèle SaaS, et satisfaire ainsi les besoins d’impression à partir d’un terminal mobile.

L’atout du Cloud

L’intérêt du cloud d’impression est de permettre aux administrateurs informatiques de ne plus avoir dans leurs actifs les serveurs d’impression avec leur gestion courante, leurs back up et les ressources internes associées. Mais c’est aussi de pouvoir faire évoluer et modifier les solutions d’impression à la demande (Pull Printing) sans avoir à investir dans de nouvelles infrastructures informatiques, tout en garantissant une impression en toute mobilité à travers l’ensemble du parc.

Comment réaliser cette mise en œuvre ? Trois approches sont possibles afin de permettre aux terminaux mobiles dépourvus de driver d’imprimer.

La première méthode passe par l’envoi par email d’un fichier attaché sur une adresse email prédéfinie ou sur un portail web dédié. Pour un mail, une fois passé le serveur SMTP, le fichier est ensuite converti pour impression et stocké sur le serveur avant d’être appelé par l’utilisateur depuis son équipement à travers une identification par badge. L’avantage de cette solution est d’être supportée par une large gamme de smartphones ou tablettes et de pouvoir envoyer des impressions en dehors du réseau propre de l’entreprise.

Une autre variante consiste à passer directement par le terminal mobile pour assurer la conversion pour impression. Dans ce cas, le mobile recherche alors une imprimante connectée en Wifi, afin d’imprimer directement vers l’adresse IP de celle-ci. Cloud Print de Google, par exemple, fonctionne selon ce mode. AirPrint d’Apple joue sur le même registre. Dans ce cas, l’acte d’impression est simple et intuitif mais ne pas permet pas toujours le tracking et l’identification par badge via serveur.

Troisième possibilité : télécharger les applications mobiles des constructeurs sur les smartphones ou tablettes qui, une fois configurées, enverront directement le travail d’impression sur la queue d’impression du serveur pour être ensuite converti et stocké avant d’être libéré par l’utilisateur depuis son terminal. L’acte d’impression est ici plus intuitif, n’a pas d’impact sur les serveurs de messagerie et permet toujours le tracking par utilisateur.

Miser sur la facilité d’usage

Face à la diversité des solutions d’impression et des plates-formes mobiles, la mise en œuvre d’une stratégie d’impression mobile peut sembler relever du défi (hétérogénéité des systèmes d’exploitation, gestion des MOS, intégration de l’existant, évolution des infras Wifi …). De fait, les entreprises sont confrontées à un large éventail d’offres matérielles et logicielles, et de services.

Reste que si techniquement on peut se contenter de se déplacer avec son smartphone ou sa tablette tout en conservant la possibilité d’imprimer, il est important d’être en phase avec les politiques de sécurité. D’autant que la tendance du BYOD participe à la multiplication de terminaux dont les équipes IT n’ont pas toujours l’entier contrôle. Une récente étude du fabricant Lexmark observe en effet que 55 % des employés d’une entreprise utilisent régulièrement leurs appareils mobiles personnels pour des activités liées au travail. Près de 50% des utilisateurs souhaiterait de plus pouvoir imprimer un document à partir de leur mobile et 85% souhaiterait imprimer sans l’usage d’un PC.

Les mesures sécuritaires à mettre en place sont liées à la politique d’impression de l’entreprise, souvent définie dans un contrat de Managed Print Services. Enrichir cette politique d’un volet mobilité revient à déterminer quelle flexibilité d’accès à l’impression on souhaite donner aux collaborateurs qui se déplacent.

Et c’est là le véritable casse-tête aujourd’hui, ne pensez-vous pas ?

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SCC

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