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Quand intégrer les multifonctions dans les processus métiers rend les entreprises plus productives

Aujourd’hui, les sociétés ont un vrai problème avec tous les contenus non structurés. Tous ces fichiers -PDF, excel, word, images- qui se baladent à droite à gauche ne sont en général pas reliés au système d’information de l’entreprise. On se retrouve souvent avec une fusée à trois étages : les documents papier, les contenus non structurés, et le système de gestion de l’entreprise (ERP, CRM, etc..), qui a ses propres données. Et bien entendu, les trois ne communiquent pas bien.

Conséquence directe : la productivité des employés n’est pas toujours optimale, ces derniers passant un temps fou à rechercher les informations, les documents nichés dans les emails, sur des disques partagés, ou physiquement dans des armoires….Avec la numérisation généralisée, on devrait pourtant être capable de capturer les informations au plus proche des utilisateurs, et les intégrer dans une chaîne documentaire bien maîtrisée, pour être véritablement exploitables. Dès qu’un document est créé, on doit pouvoir en extraire les données rapidement et les retrouver facilement !

C’est une évidence et pourtant un défi, beaucoup plus pour les directions métiers que pour l’IT d’ailleurs, car elles ont besoin d’améliorer leurs processus pour être plus productives et concurrentielles. Jusque-là les entreprises ont investi-et depuis longtemps-dans des ERP, ce qui a permis de structurer un certain nombre de processus mais ces systèmes restent très rigides, et en conséquence de nombreux processus sont encore gérés manuellement en dehors de ces environnements. L’objectif est cependant désormais d’aller plus loin, afin de réussir à mieux structurer l’information en entreprise, qu’elle soit sous forme papier ou numérique.

Intégrer les MFP dans les processus métier

Une des solutions dont on parle finalement peu, est d’intégrer les équipements multi-fonctions (MFP) dans les processus métier. Aujourd’hui certains MFP comme ceux de Lexmark avec qui nous sommes partenaires chez SCC, sont plus intelligents avec des écrans sous forme de tablettes tactiles personnalisables. On peut ainsi mettre en place des systèmes de numérisation, ajouter des métadonnées aux documents, et les intégrer à une chaîne de production documentaire. On peut aller encore plus loin, grâce à des logiciels spécifiques embarqués, pour créer, par exemple, des boutons spécifiques par métier (notes de frais, traitement de factures, embauche d’un nouvel employé, etc…), qui permettent d’amorcer un début workflow capable de s’intégrer au logiciel de gestion de l’entreprise. Les MFP nouvelle génération sont donc facilement intégrables dans les processus métier. Cette combinaison d’équipements et de logiciel est d’ailleurs la clé du succès, et apporte de véritables gains de productivité à l’entreprise.

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SCC

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